Составляя план мероприятий, обязательно учитывайте время на подготовку. Даже самая простая конференция на пять-десять человек требует четкой организации и тайминга. Кроме того, отделу будет гораздо легче работать, имея на руках предварительный план.
Пишите план мероприятий сразу на год. Это позволит, во-первых, рассчитать примерный бюджет. Во-вторых, распределить объем работ между сотрудниками. В-третьих, если планируется привлечение спонсоров, вы отправите им сразу полный список, чтобы они выбрали акцию на свой вкус.
Разбейте план мероприятий по месяцам. Первыми впишите ежегодные, постоянные. Затем новые, которые раньше не проводились. Лучше делать таблицу в Excel. Это позволит редактировать план по мере добавления новых акций.
В таблице сделайте семь столбцов и столько строк, сколько запланировано событий. Первый столбец — порядковый номер. Обозначьте его просто №. Второй — название мероприятия. Третий — дата проведения. Четвертый — описание. Пятый — бюджет. Шестой — фамилия и имя ответственного за организацию менеджера. Седьмой — примечания. Здесь вы напишите всю полезную информацию, которую не охватили в предыдущих ячейках.
Четвертый столбец «Описание» требует расшифровки. Разместите там примерный план мероприятия. Сколько гостей будет приглашено. Будет это фуршет или банкет. Укажите место проведения (конференц-зал, ресторан, холл гостиницы). Напишите, какие компании могут быть привлечены в качестве спонсоров. Какую цель преследует мероприятие. Нужно ли заранее заказать сувенирную продукцию и пригласительные билеты. Все это поможет организации события и утверждению его у руководства.
